Ilustrativni scenarij primjene 100LICA. Tekst prikazuje kako bi organizacija novogodišnje večere mogla izgledati uz dostupne funkcije proizvoda. Ne predstavlja izvještaj o održanom događaju, potvrđenu preporuku restorana ni ostvarene poslovne rezultate.
Večer u kojoj svaki stol ima svoj plan
Za novogodišnju večeru u restoranu La Pista zamišljamo prodaju unaprijed određenih mjesta. Netko dolazi u paru, netko rezervira za društvo, a organizator pred kraj prodaje mora povezati tri vrste informacija: gdje gosti sjede, što je uplaćeno i što treba pripremiti za njihov dolazak.
Izazov nije samo prikupiti rezervacije. Potrebno je da prodaja, osoba koja provjerava uplate i tim na ulazu rade s informacijama koje se odnose na istu rezervaciju.
U ovom scenariju 100LICA povezuje te korake unutar jednog događaja. Konkretne cijene, kapacitet, rokovi i pravila otkazivanja ostaju predmet dogovora s organizatorom.
1. Postav dvorane prije otvaranja prodaje
Tim priprema raspored stolova i mjesta za novogodišnju večeru. Provjerava numeraciju, kapacitet i mjesta koja će biti ponuđena gostima. Plan u sustavu treba pratiti stvarni postav restorana, uključujući ograničenja koja organizator procjenjuje na licu mjesta.
Kad gost traži stol za društvo, prodaja razgovara o konkretnim mjestima. Rezervacija se veže uz odabrana mjesta, pa isti postav ostaje referenca tijekom pripreme događaja.
2. Odabir mjesta i status rezervacije
Gost bira slobodna mjesta. Privremeno zadržavanje daje mu ograničeno vrijeme da nastavi postupak, dok provjere raspoloživosti upravljaju istodobnim odabirima istih mjesta.
Organizator unaprijed određuje što je potrebno za potvrdu rezervacije i kako se postupa nakon isteka roka. Osoblje razlikuje privremeni odabir, formiranu rezervaciju i financijsko stanje. Tako gost dobiva objašnjenje koje odgovara njegovoj stvarnoj situaciji.
3. Uplate koje tim može provjeriti
Ovlašteni zaposlenik evidentira provjerenu uplatu uz rezervaciju. Ako gost plaća u više koraka, tim prati evidentirane iznose i ostatak obveze. PDF predračun može biti dio komunikacije o uplati.
Ovaj se scenarij oslanja na ručnu evidenciju. Ne pretpostavlja aktivnu kartičnu naplatu ni automatsko usklađivanje s bankom. Predračun također ne zamjenjuje fiskalni račun ni druge dokumente koje organizator treba izdati.
4. Imena i odabir jelovnika prije događaja
Osoba koja je rezervirala stol dopunjava podatke za već rezervirana mjesta putem zaštićenog pristupa. Imena i odabiri dostupnih jelovnika ostaju povezani s rezervacijom.
Za poseban zahtjev u vezi s prehranom osoblje potvrđuje mogućnosti s kuhinjom. Sam unos napomene nije jamstvo da se zahtjev može ispuniti. Organizator dogovara rok za dopune i postupak za promjene nakon tog roka.
5. Dolazak u nekoliko skupina
Dio društva stiže ranije. Osoblje provjerava rezervaciju QR kodom ili ručno i evidentira broj pristiglih gostiju. Kad ostali dođu, vidi se koliko dolazaka još pripada toj rezervaciji.
Prije večere tim prolazi probu sa stvarnim uređajima i internetskom vezom na ulazu. Za sporne situacije određuje se odgovorna osoba, kako odluke ne bi ostale na zaposleniku koji dočekuje goste.
Što bismo mjerili u stvarnoj studiji
Nakon primjene trebalo bi usporediti vrijeme potrebno za pronalaženje rezervacije, broj dopuna koje osoblje ručno prepisuje i broj neslaganja pri provjeri dolaska. Za svaku mjeru potrebni su početno stanje, razdoblje promatranja i isti način mjerenja.
Za sada ne navodimo postotke poboljšanja, ostvareni prihod ni citate zaposlenika. U završnu studiju dodali bismo potvrđen datum događaja, odobreni postav, stvarno korištene funkcije i rezultate koje restoran odobri za objavu.
Primjena na vaš događaj
Ovaj je scenarij namijenjen restoranima koji prodaju mjesta unaprijed i žele povezati rezervacije, evidenciju uplata i dolaske. Za razgovor o vašem rasporedu i pravilima večeri pišite na sales@100lica.rs.
